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忙しい日が続いて目の前にやるべき事が山積みになってくると、仕事の順番を間違えてしまうことがあります。

たとえ重要度が低い作業であっても、期限が迫っていると優先せざるを得ず、期限に余裕のある本当に重要な仕事がどんどん後回しにされてしまうからです。

例えば、今月は月末に8月決算の法人の納税時期がやってきます。そのために領収書の確認や税理士からの質問事項への回答作成といった目の前の業務が増えてきます。日当手当の計算をするためには、過去1年の出張の記録をチェックして国内・海外、日帰り・宿泊と区分けして金額を計算しなければなりません。

締切が目前に決まっている緊急度が高い仕事に振り回されている状態では、時間に余裕が無くなり目先の作業をこなすことだけで精一杯になってしまいます。

しかし、そんな事務的な作業をしているうちに本来であれば優先してじっくり取り組むべき本当に大切な事に時間を配分できなくなってしまいます。

年初から重要な課題として進めようと思っているのは海外の過去の税務申告や、相続資産のリスト化と整理処分といった仕事です。これらは特に締切が決まっている訳ではありませんが、自分のやるべき仕事の中ではプライオリティが高いと思っているものです。

そんな大切な仕事を後回しにしてしまう問題を防ぐためにはどうしたら良いでしょうか？

基本的な事ですが、まずはやるべきことをリストアップし、それぞれに優先順位を付けていくことです。

次に自分がやるべきことと外部にアウトソーシングできることを仕訳して、任せられるものはできるだけ任せる。それによって自分の時間を少しでも多く確保ようにします。

さらに緊急性が低くても重要度の高いことは自分で締め切りを設定する。それによって決められた時期までに終わらせるように自分を追い込んでいく。

行き当たりばったりに仕事をするのではなく戦略性を持って、自分が緊急度の高さだけに囚われていないか定期的に見直す時間を持つことが大切です。

「緊急度は低いが重要度の高い仕事」に時間を割けるように、まずはそれらの仕事に自分なりの締め切り設定をすることからはじめたいと思います。そしてもう少し労働時間を増やすことも考えないといけないですね。

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